Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir bereits darüber gesprochen, was ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist, welche Prämienmöglichkeiten es gibt und wann diese an die werbenden Mitarbeiter „ausgezahlt werden“.
Dies ist Teil 2 des zweiteiligen Beitrags. Hier geht es zu Teil 1.
Lesen Sie nun weiter, wie Sie ein solches Programm erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen und was Sie nach der Einführung beachten sollten, damit Ihre Mitarbeiter motiviert und mit Freude an diesem Programm teilnehmen.
Wie führe ich ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm erfolgreich in meinem Unternehmen ein?
Damit Sie ein solches Programm erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen können, muss eine Voraussetzung ganz klar erfüllt sein: Ihre Mitarbeiter müssen grundsätzlich Interesse an einem solchen Programm und an der Teilnahme an diesem haben. Dazu müssen Sie herausfinden, welche Prämien für Ihre Mitarbeiter interessant und motivierend sind und was diese weiterhin brauchen, um mit Freude am Programm teilzunehmen. Wie Sie dies machen können, haben wir bereits im ersten Teil dieses Beitrags besprochen.
Definieren Sie die neu zu besetzende/n Stelle/n.
Zunächst ist es wichtig, dass Sie die zu besetzende(n) Stelle(n) genau definieren. Sie müssen wissen, welche Anforderungen an einen Bewerber gestellt werden, wie die Arbeitszeiten sind, an welchem Ort die Stelle zu besetzen ist, welcher Aufgabenbereich zu dieser Stelle gehört etc.
Je genauer Sie die zu besetzende Stelle definieren, desto präziser können Ihre Mitarbeiter geeignete Fachkräfte anwerben. Zu Beginn sollten Sie (wenn möglich) einen möglichst großen Pool an zu besetzenden Stellen anbieten. Dies erhöht die Anzahl geeigneter Bewerber und somit die Möglichkeiten des Anwerbens für Ihre Mitarbeiter. Besonders zu Beginn kann dies Anlaufschwierigkeiten entgegenwirken.
Stelle Sie klare Regeln auf.
Ein besonders wichtiger Punkt, welcher vor der Einführung eines solchen Programms nicht vergessen oder unterschätzt werden sollte, ist das Aufstellen klarer und einfacher Regeln und entsprechender Sanktionen bei Nichteinhaltung dieser Regeln. Legen Sie möglichst genau und verständlich die Spielregeln fest, unter denen Ihre Mitarbeiter neue Fachkräfte anwerben. Definieren Sie z.B. in welcher Beziehung die angeworbene Person zu Ihren Mitarbeitern stehen muss, um einen Prämienanspruch zu haben. Reicht z.B. das Teilen der Stellenanzeige in den sozialen Netzwerken oder muss die potentielle neue Fachkraft zum Familien-, Freundes- oder Bekanntenkreis Ihres Mitarbeiters gehören? In welchem Umfang und auf welchem Weg sollte eine Bewerbung eingereicht werden? Dürfen Mitarbeiter von Wettbewerbern abgeworben werden? Spielen Sie verschiedene Szenarien durch und überlegen Sie sich genau, welches Vorgehen Sie sich wünschen und was sie nicht dulden können bzw. wollen.
Wir möchten Sie jedoch dazu einladen die Teilnahme an einem solchen Programm eher durch Anreize zu motivieren als durch Regeln und Beschränkungen davon abzuschrecken.
Definieren Sie weiterhin, welche Sanktionen zu erwarten sind, wenn einer Ihrer Mitarbeiter gegen diese Spielregeln verstößt. Denkbar ist z.B. das Streichen von einzelnen Prämien oder bei einem sehr groben Verstoß der zeitweise oder absolute Ausschluss vom Programm.
Je genauer Sie hier vorgehen, desto sicherer fühlen sich anschließend auch Ihre Mitarbeiter bei der Teilnahme. Es lohnt sich also, dass Sie sich hierfür besonders Zeit nehmen.
Führen Sie das Programm offiziell ein.
Wenn Sie alle notwendigen Vorbereitungen getroffen haben, können Sie das Programm nun offiziell einführen. Wichtig ist hierbei, dass Sie dies nicht stillschweigend tun. Sie dürfen nun mit Pauken und Trompeten Ihren Mitarbeitern auf verschiedenen Wegen auf dieses neue Programm aufmerksam machen. Sie können hierzu z.B. ein Meeting ansetzen und zusätzlich eine Rundmail versenden. Beachten Sie: Auch falls Ihnen die Idee dieses Programms total klar ist, manche Ihrer Mitarbeiter können hiermit vielleicht noch nichts anfangen. Kommunizieren Sie daher unbedingt zu Beginn die grundsätzliche Idee und den groben Ablauf eines solchen Programms. Weisen Sie auch so offen wie möglich darauf hin, wann und unter welchen Bedingungen die Prämien ausgezahlt werden. Dies betrifft jedoch nur Geld- und Sachprämien. Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht darauf hinweisen, wann Sie mit Lob und Anerkennung rechnen können, das sollte Basis und Voraussetzung für Sie sein. Kommunizieren Sie klar und offen.
Gehen Sie anschließend auf alle Fragen Ihrer Mitarbeiter ein. Vorteilhaft ist es, wenn Sie zusätzlich einen Ansprechpartner für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm festlegen. Das können je nach Unternehmensgröße und-struktur Sie selbst oder eine mit dem Programm vertraute Person im Unternehmen sein.
Lassen Sie alle wichtigen Informationen Ihren Mitarbeitern unbedingt noch einmal zusammengefasst per Mail zukommen und hinterlegen Sie diese an einem für alle zugänglichen Ort.
Sprechen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich an.
Nach der offiziellen Einführung des Programms können Sie zusätzlich besonders zuverlässige und geschätzte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen persönlich ansprechen und um ihre Teilnahme bitten. Wählen Sie solche Mitarbeiter, von denen Sie sich in Ihrem Unternehmen noch mehr wünschen.
Positiv beeinflussen können Sie den Erfolg des Mitarbeiterempfehlungsprogramms, wenn Sie Ihre Mitarbeiter für das Anwerben geeigneter Personen schulen oder eine schriftliche Anleitung mit Tipps und Tricks zur Verfügung stellen.
Holen Sie sich zusätzlich regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern, um zu prüfen, ob diese (weiterhin) Interesse an der Teilnahme am Programm haben und ob eventuell Handlungsbedarf Ihrerseits besteht. Ein solches Programm ist selten ein Selbstläufer. Hin und wieder muss es an verschiedenen Stellen nachjustiert werden.
Nehmen Sie neue zu besetzende Stellen möglichst zeitnah in das Programm auf und weisen Sie Ihre Mitarbeiter ruhig hin und wieder auf das Programm hin, damit es im Arbeitsalltag nicht in Vergessenheit gerät.
Was ist nach der Einführung zu beachten?
Einige wichtige Punkte, die Sie nach der Einführung des Programms beachten sollten wurden bereits im letzten Abschnitt besprochen.
Wenn nun einer Ihrer Mitarbeiter eine externe Person anwerben möchte und diese Person bereits Kontakt mit Ihrem Unternehmen hergestellt hat, der Bewerbungsprozess also beginnt, sollten Sie darauf achten Ihren entsprechenden Mitarbeiter regelmäßig über den aktuellen Bewerbungsprozess zu informieren.
Auch ein ehrliches Dankeschön für seine Bemühungen ist angebracht und kostet Sie nichts.
Egal, ob ein angeworbener Bewerber anschließend eingestellt wird oder nicht: halten Sie den werbenden Mitarbeiter über Neuigkeiten auf dem Laufenden. Ein absolutes No-Go besteht darin Bewerbungsaktivitäten zu ignorieren und im schlimmsten Fall sowohl den Bewerber als auch den werbenden Mitarbeiter unwissend im Regen stehen zu lassen!
Egal wie sehr Ihnen in stressigen Zeiten andere Aufgaben wichtiger erscheinen. Sollten Sie ein solches Programm in Ihrem Unternehmen einführen, legen Sie entsprechende Verantwortlichkeiten fest und führen Sie notwendige Strukturen und Abläufe ein.
Nochmals: Die Bemühungen Ihrer Mitarbeiter neue Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu werben sind niemals selbstverständlich. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern daher Ihre Wertschätzung entgegen und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf auf allen Ebenen. Das Programm funktioniert nur mit zufriedenen Mitarbeitern, die ihr Unternehmen gern weiterempfehlen. Da eine persönliche Empfehlung eine hohe Wertigkeit besitzt, ist die Hemmschwelle besonders im eigenen Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis besonders hoch. Schließlich ist man meist um das Wohlergeben dieser Menschen bemüht. Ein Arbeitgeber wird daher nur dann empfohlen, wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass dieser positiv dazu beiträgt.
Ein weiterer Tipp: Holen Sie zeitig Ihre Führungskräfte mit ins Boot. Diese besitzen meist selbst ein großes Netzwerk und können ihre Mitarbeiter weiterhin für das Programm motivieren und begeistern.
Ein erfolgreiches Mitarbeiterempfehlungsprogramm implementiert sich selten von allein oder über Nacht. Aber wenn Sie die Tipps und Hinweise in unserem Artikel umsetzen, wird es wesentlich einfacher und stressfreier und es kann eine tolle Möglichkeit sein, offene Stellen in Ihrem Unternehmen mit qualifizierten Fachkräften (und das meist kostengünstig) zu besetzen.
Sollten Sie Fragen zur Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms in Ihrem Unternehmen haben, sprechen Sie uns gern an. Wir beraten Sie und begleiten Sie auch beim gesamten Implementierungsprozess.
